ניהול עובדים במסלול המהיר!
משאבים אנושיים ומוניטריים עצומים אינם ערובה להצלחת הארגון, במיוחד כשאינו מנוהל בצורה מסודרת. בעבר, התופעה באה לידי ביטוי ברישום ידני של נוכחות העובדים שיצר לא מעט תשלומי יתר, מחסור בעובדים במשמרות ספציפיות או במילים אחרות 'פאנצ'רים', וכמובן, ירידה בתפוקה והפסדים. כיום, תוצאות אלו נחסכות באמצעות תוכנת נוכחות עם ממשקים משוכללים אך ידידותיים מאוד למשתמש. ממשקים אלו אמינים, מדוייקים ומאפשרים דיווח וניתוח נתוני נוכחות העובדים בכל עת ומכל מקום. ניהול עובדים בשיטה זו מתאפשר גם באמצעות מנגנוני איסוף נתונים מתקדמים. בראש רשימה זו עומדים בגאון שעוני נוכחות ביומטריים או קוראי קירבה.
תוכנת נוכחות– עושה סדר בבלאגן!
לעתים ניהול עובדים מצריך הרבה מעבר לכריזמה ואישיות עוצמתית וסוחפת, שכן למרות תכונות אלו המדרבנות את העובדים לתפקד כראוי, עדיין בלתי אפשרי לאמוד במדוייק את מידת נוכחותם. בנקודה זו נכנס הכלי הארגוני מספר אחת לתמונה הלא הוא תוכנת נוכחות. תוכנה זו מותאמת לכל דפדפן וביכולתה להעניק למעסיק תמונת נוכחות כוללת של כל עובד בהתאם לחוזה העסקתו ותפקידו בארגון. הדיווח במערכת נעשה דרך האינטרנט, מכל טלפון נייח או נייד ואפילו בהודעות טקסט.
הפונקציות המרובות במערכת מאפשרים חסכון בזמן והאצת תהליכים כמו איסוף נתונים וניתוחם. הנתונים כוללים- שעות עבודה, שעות נוספות, ימי חופשה (זכאות וניצול) והיעדרויות מסיבות שונות.
תוכנות נוכחות מספקות את צרכי המעסיק כמו גם צרכי המועסק. אלמנט חשוב זה בא לידי ביטוי בהתאמת הנוכחות לכללי השכר הנהוגים על פי חוק במשק ולחוזה העסקה האישי של כל עובד.
תוכנת נוכחות– מקורות הנתונים!
ניהול עובדים באמצעות תוכנת נוכחות משוכללת מצריך אמצעי איכותי, אמין ומדוייק לאיסוף הנתונים הנחוצים להזנת המערכת. מדובר בשפע של מקורות כמו רשת האינטרנט, מכשור סלולארי, מערכת בקרת כניסה, מערכות מענה קולי, קופות רושמות וכמובן, שעוני נוכחות.
שעוני הנוכחות נחלקים לשתיי קבוצות עיקריות- שעונים ביומטריים המבוססים על טביעת אצבע וכאלה הקוראים את קירבת העובד.
שעוני נוכחות ביומטריים מאפשרים זיהוי מהיר ומדוייק של העובד באמצעות טביעת אצבע מהירה. רמת דיוקם נובעת מעצם היותה של כל טביעת אצבע ייחודית לכל אדם. עם קליטתה בשעון יועבר סיגנל למערכת ניהול ובקרת העובדים והנתונים, בזמן אמת, בדבר שעת כניסה ויציאה מהמשמרת. לרוב שעונים אלו מצריכים הזנת קוד עובד ו/ או העברת כרטיס, וטביעת אצבע.
שעוני נוכחות נוספים אלו הם השעונים הקוראים את קירבתו של העובד. הדיווח מתבצע באמצעות כרטיס או צ'יפ, וצ'יפ המצוי בשעון עצמו. שיטה זו איכותית למקומות בהן השימוש בטביעת אצבע הינו בלתי אפשרי, כמו מקומות המצריכים עבודה עם כפפות ושמירה על סטריליות. די בקירוב הכרטיס לשעון לשם קליטת הנתונים. שעונים אלו מכילים תצוגה וחיווי קולי מלא בשפה המבוקשת, זאת יחד עם אישור קולי ויזואלי.
*אין לראות במאמר זה המלצה או מידע מקצועי .